Schemaläggning – rätt person på rätt jobb
Schemaläggning i Aptomas: planera bokningar och pass, tilldela personal, låt dem se veckoschemat och bekräfta passen i mobilen – och få påminnelser innan jobbet börjar.
Varför digital schemaläggning?
Scheman i Excel, sms och whiteboards blir snabbt inaktuella och det är svårt att veta vem som har sett vilket pass. Med digital schemaläggning ser personalen alltid det senaste schemat, bekräftar sina pass och du får besked i tid om någon inte kan.
Så fungerar schemaläggningen i Aptomas
1. Lägg in bokningen
Skapa jobbet med kund, adress, datum och tid. Återkommande uppdrag läggs in som en serie, så du slipper skapa samma bokning varje vecka.
2. Tilldela personal
Välj vem som ska utföra jobbet. Passet hamnar direkt i personens schema med tid, plats och detaljer.
3. Personalen bekräftar i mobilen
Personalen ser sitt veckoschema måndag–söndag och svarar Bekräfta eller Kan inte. Den som inte kan lämnar en motivering, så du kan planera om i tid.
4. Påminnelse, stämpling och underlag
E-postpåminnelser skickas före passet. Personalen stämplar in och ut på jobbet, och tiden går vidare till lön och fakturering.
Funktioner som ingår
- Bokningar med kund, adress, datum och tid
- Återkommande bokningar som serie
- Ändra eller avboka kommande pass i en serie utan att röra historiken
- Veckoschema måndag–söndag för varje anställd
- Bekräfta eller tacka nej till pass i mobilen
- E-postpåminnelser före kommande pass
- Passdetaljer med plats och anteckningar
- Koppling till tidrapportering, lön och faktura
Från schema till lön och faktura
Det planerade passet blir grunden för resten av flödet. Personalen stämplar på passet, du attesterar tiden och den används sedan i lönen och på fakturan. Läs mer om tidrapportering och fakturering i Aptomas.
Vanliga frågor om schemaläggning
Vad är schemaläggning av personal?
Schemaläggning innebär att planera vem som arbetar när och var. I Aptomas planerar du bokningar och pass i samma system som kunderna, tidrapporterna och fakturorna.
Kan personalen se sitt schema i mobilen?
Ja. Varje anställd ser sitt veckoschema med passdetaljer direkt i mobilen, utan att installera någon app.
Hur vet jag att personalen har sett sitt pass?
Personalen bekräftar varje pass eller svarar att de inte kan, med en motivering. Du ser svaren och kan planera om de pass som saknar bemanning.
Får personalen påminnelser?
Ja. Aptomas skickar påminnelser via e-post före passen, tidigare för pass som ännu inte är bekräftade.
Kan jag lägga in återkommande jobb?
Ja. Återkommande uppdrag skapas som en serie. När du ändrar serien påverkas bara kommande, planerade pass – redan utförda pass ändras inte.
Hänger schemat ihop med lön och fakturering?
Ja. Personalen stämplar in och ut på sina pass, och den attesterade tiden används som underlag för både lön och faktura.
Läs vidare
Planera, bemanna och följ upp i ett system
Bokningar, scheman, tidrapporter och fakturor på ett ställe — testa gratis i 2 månader.
Se planer och priser