Så frigör du tio timmar i veckan från administrationen

Var tiden faktiskt försvinner

I mindre tjänsteföretag ligger administrationen sällan i ett enda stort moment. Den ligger utspridd i småsaker: dubbelinmatning av kunduppgifter, tidrapporter som samlas in via sms, offerter som skrivs från grunden varje gång och kvitton som letas upp i efterhand när bokföringen ska stämma.

Fem åtgärder som ger mest tid tillbaka

• Ett kundregister, inte tre. Kunduppgifter som skrivs in en gång och återanvänds i bokning, offert och faktura tar bort merparten av dubbelinmatningen.
• Tidrapportering vid källan. När personalen stämplar in och ut i mobilen behöver ingen sammanställa timmar manuellt inför lönekörningen.
• Offertmallar med tjänstepriser. Färdiga rader och prislistor gör en offert till några minuters arbete istället för en halvtimme.
• Faktura direkt från utfört jobb. Timmar och material som redan är registrerade kan bli fakturarader utan omtagning.
• Kvitton fotograferas direkt. Bilagan hamnar på rätt kostnad samma dag istället för i en påse inför bokslutet.

Räkna på din egen vinst

Uppskatta hur många gånger i veckan varje moment upprepas och hur lång tid det tar. Tio fakturor som går från åtta till två minuter är en timme i veckan. Tidrapporter för fem anställda som slutar samlas in manuellt är ofta två till tre timmar. Summan blir sällan dramatisk per moment, men betydande per månad.

Så gör du det i Aptomas

• Bokning, tidrapport, offert och faktura på samma kunddata
• In- och utstämpling i mobilen med underlag direkt till lönen
• Offert- och fakturamallar med sparade tjänster och priser
• Kvitto- och bilagehantering kopplad till kostnaden
• Underlag för moms och bokföring utan manuell sammanställning

Läs vidare

• Från Excel till affärssystem i fem steg
• Bättre offerter ger fler affärer – struktur som får kunden att signera